lunes, 21 de octubre de 2013

4 Consejos de Productividad para Administrar tu Tiempo de forma Efectiva

¿Administras bien tu tiempo?
Hace poco conversaba con un compañero acerca de la gestión del tiempo y el logro de nuestras metas personales y profesionales, y pareciera ser un tema que se vuelve algo problemático, sobre todo ante la inmensa cantidad de cosas que, día a día, luchan por llamar nuestra atención y piden que le dediquemos una parte, o una gran parte, de nuestro tiempo.

Y para prestarle atención a toda esa avalancha de cosas y de actividades que se nos presentan diariamente, tenemos un único recurso, limitado y no renovable: tiempo.

Para bien o para mal, el día tan sólo tiene 24 horas, la semana tiene 7 días, y un año tiene entre 365 y 366 días, según el año sea bisiesto o no.

Hasta la fecha en que escribo este post, no hay ningún cambio programado para ello, ni hasta la fecha se ha descubierto una fórmula que permita añadirle horas al día, ni días a la semana, ni semanas al año.

Por lo que, para todo lo que queramos hacer de nuestra vida, tenemos un día de 24 horas. Ni una más, ni una menos.


Todo lo que hagas debe producirte dinero o felicidad, o una combinación de ambas.


Suena cruel, pero lamentablemente, es cierto: Si lo que estás haciendo no te produce dinero (o te ayuda a producir dinero), ni te genera felicidad (o te ayuda a sentirte más feliz), entonces el tiempo que estás invirtiendo en esa actividad lo puedes considerar tiempo perdido.

¿Por qué perdido? Porque no hay forma de que tu puedas volver a disponer del tiempo que invertiste en esa actividad para hacer otra cosa más productiva. El tiempo no se recicla. Simplemente pasó y se acabó.

Organiza tu tiempo siguiendo estos cuatro sencillos pasos.




Es por ello que lo primero que debes hacer es establecer prioridades, por lo menos es lo que yo hago con mi vida personal y profesional.


No hay tiempo para hacerlo todo, ni tampoco vale la pena invertir tu tiempo en hacer ciertas cosas.


Hay muchas cosas que yo quisiera hacer, pero cuando las clasifico según los objetivos que quiero lograr, me doy cuenta de que no todas ellas me resultan realmente necesarias a corto o mediano plazo.

Y en esto tenemos que ser muy sinceros con nosotros mismos: tal vez ese curso de oratoria que sientes tan necesario, pueda esperar, y que en cambio, debas concentrar tu tiempo en conocer más íntimamente el producto que vendes.

Ya una vez que sé en que actividades debo invertir mi tiempo, debo tomar en cuenta si las tengo que realizar antes de una fecha determinada, es decir, si tengo un tiempo límite, o no, para ellas.

De esta manera sé cuáles actividades debo realizar hoy, cuáles mañana, o durante la semana, o sencillamente, cuáles puedo dejar para la semana que viene, sin que me genere un contratiempo.

Clasifica entonces tus actividades prioritarias según el tiempo que toma ejecutarlas.


Una vez que hago la lista de todas aquellas actividades que me ayudan a lograr mis objetivos de ganar dinero y vivir una vida más feliz, y conociendo cuando se supone que debo terminar de realizarlas, entonces las clasifico según el tiempo que requieren para su ejecución.

Hay actividades que puedo realizar en un par de horas, hay otras que no. Hay actividades que realizo solamente una vez, hay otras que debo realizar de forma  continua o cada cierto tiempo.

Teniendo esto en mente, pongo las cosas en perspectiva y puedo planificar mejor mi tiempo.

Para explicártelo mejor, te pongo un ejemplo:

  • Correr bicicleta: me hace sentir muy feliz y me ayuda a ser más productivo en mi trabajo. Es una actividad que debo realizar de forma continua, por lo que le dedico entre 90 y 150 minutos cada sesión, de 3 a 4 veces por semana, todas las semanas.
  • Curso de formación superior: Estoy haciendo un curso que me ayuda a profundizar el manejo del producto con el que estoy trabajando, por lo que me ayuda a producir más dinero. Es un curso que cuenta con 12 temas, cada uno con varias capítulos que pueden llegar a durar hasta una hora cada uno. ¿Puedo realizarlo en un día? No. Por lo tanto, me he programado para dedicarle entre tres y cuatro días cada semana, entre dos y tres horas cada sesión, hasta que termine el curso.

Cuando he llegado a este punto, ya tengo más o menos claro como voy a utilizar mi día, qué actividades voy a realizar y cuanto tiempo espero dedicarle a cada una de ellas.

No quiero decir con esto que tu día debe ser una lista inflexible de cosas que debes hacer, con minutos y segundos para cada una. No me refiero a algo tan rígido y estricto, pero sí necesariamente es algo que debemos tomar con bastante seriedad y verlo como un ejercicio de organización y planificación.


El tiempo debe administrarse con sentido común y utilizarlo en cosas que sean relevantes para nosotros.


El tiempo es un recurso muy valioso como para malgastarlo en cosas que no nos llevan a ningún sitio. Tal vez te estés preguntando: "¿Joel y que pasa si sencillamente necesito relajarme un poco y desconectarme del mundo para recargar baterías?"

Pues que en ese momento tienes un objetivo muy claro: “desconectarte del mundo”. Eso te va a ayudar a sentirte más feliz, por lo tanto, es una tarea que puedes considerar prioritaria y dedicarle el tiempo que consideres prudente.

Pero, ¿pasarías tu un par de horas, leyendo un periódico que no tenga ninguna noticia que sea de tu interés?, ¿O podrías sentarte toda una tarde enfrente del televisor y pasar de un canal a otros, sin detenerte a ver nada en particular?, ¿o podrías estar en la oficina, chateando con tus amigos en Facebook, cuando tienes pendiente preparar una oferta de servicios que tiene que entregarse esta tarde, antes de las 6?

¿Qué otra cosa crees tú que podrías hacer para llevar a cabo una gestión más efectiva de tu tiempo?



Créditos fotografía: lightkeeper / 123RF Stock Photo

Lecturas que te recomiendo:
Introducción al Curso Gratuito "Gestión del Tiempo"



6 comentarios:

  1. Sabias reflexiones sobre el uso del tiempo, creo que es un tema importantísimo en el que, por la inercia del día a día no reparamos. Una persona muy cercana a mí siempre repite una frase "Dios bendiga a quien no me haga perder el tiempo", frase que se le atribuye a Rafael Lapesa =D
    Tomo nota de algunas frases de la entrada para incluirlas en mi guía vital

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. ¡Hola, Patricia!

      No había escuchado esa frase: "Dios bendiga a quien no me haga perder el tiempo"

      Pues a mi me ha pasado muchas veces que te encuentras con personas que, sin quererlo, te distraen de tus actividades y te hacen perder un tiempo enorme.

      ¿Cómo podemos manejarlo?

      Eliminar
  2. Me encanta con que sinceridad está escrito este post! Con sinceridad y siendo coherentes podemos ser más felices y más productivos! Un abrazo,

    ResponderEliminar
  3. Muy buenos consejos, Joel, imprescindible priorizar. También la rutina, aunque nos parezca aburrida y mecánica, nos ayuda a organizarnos y aprovechar nuestro tiempo. Aveces también hacemos cosas que no nos gusta, ni divierten, ni nos aportan dinero o felicidad directamente, pero que son necesarias (en mi caso dieta, deporte...) algún que otro favor... pero siempre leo con mucho gusto y provecho tus posts. Un abrazo.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. ¡Hola, María Remedios!

      Gracias por tu visita y por compartir conmigo tu opinión. Yo sé que hacer deporte y dieta no son las cosas más llamativas del mundo, pero su aporte energético y felicético son fenomenales, bueno, por lo menos, yo me siento muy bien con el ejercicio y, según el doctor, es muy bueno para mi .-D

      Vamos a darnos una vuelta en bicicleta juntos, ¿te parece?

      Eliminar