lunes, 21 de octubre de 2013

4 Consejos de Productividad para Administrar tu Tiempo de forma Efectiva

¿Administras bien tu tiempo?
Hace poco conversaba con un compañero acerca de la gestión del tiempo y el logro de nuestras metas personales y profesionales, y pareciera ser un tema que se vuelve algo problemático, sobre todo ante la inmensa cantidad de cosas que, día a día, luchan por llamar nuestra atención y piden que le dediquemos una parte, o una gran parte, de nuestro tiempo.

Y para prestarle atención a toda esa avalancha de cosas y de actividades que se nos presentan diariamente, tenemos un único recurso, limitado y no renovable: tiempo.

Para bien o para mal, el día tan sólo tiene 24 horas, la semana tiene 7 días, y un año tiene entre 365 y 366 días, según el año sea bisiesto o no.

Hasta la fecha en que escribo este post, no hay ningún cambio programado para ello, ni hasta la fecha se ha descubierto una fórmula que permita añadirle horas al día, ni días a la semana, ni semanas al año.

Por lo que, para todo lo que queramos hacer de nuestra vida, tenemos un día de 24 horas. Ni una más, ni una menos.


Todo lo que hagas debe producirte dinero o felicidad, o una combinación de ambas.


Suena cruel, pero lamentablemente, es cierto: Si lo que estás haciendo no te produce dinero (o te ayuda a producir dinero), ni te genera felicidad (o te ayuda a sentirte más feliz), entonces el tiempo que estás invirtiendo en esa actividad lo puedes considerar tiempo perdido.

¿Por qué perdido? Porque no hay forma de que tu puedas volver a disponer del tiempo que invertiste en esa actividad para hacer otra cosa más productiva. El tiempo no se recicla. Simplemente pasó y se acabó.

Organiza tu tiempo siguiendo estos cuatro sencillos pasos.




Es por ello que lo primero que debes hacer es establecer prioridades, por lo menos es lo que yo hago con mi vida personal y profesional.


No hay tiempo para hacerlo todo, ni tampoco vale la pena invertir tu tiempo en hacer ciertas cosas.


Hay muchas cosas que yo quisiera hacer, pero cuando las clasifico según los objetivos que quiero lograr, me doy cuenta de que no todas ellas me resultan realmente necesarias a corto o mediano plazo.

Y en esto tenemos que ser muy sinceros con nosotros mismos: tal vez ese curso de oratoria que sientes tan necesario, pueda esperar, y que en cambio, debas concentrar tu tiempo en conocer más íntimamente el producto que vendes.

Ya una vez que sé en que actividades debo invertir mi tiempo, debo tomar en cuenta si las tengo que realizar antes de una fecha determinada, es decir, si tengo un tiempo límite, o no, para ellas.

De esta manera sé cuáles actividades debo realizar hoy, cuáles mañana, o durante la semana, o sencillamente, cuáles puedo dejar para la semana que viene, sin que me genere un contratiempo.

Clasifica entonces tus actividades prioritarias según el tiempo que toma ejecutarlas.


Una vez que hago la lista de todas aquellas actividades que me ayudan a lograr mis objetivos de ganar dinero y vivir una vida más feliz, y conociendo cuando se supone que debo terminar de realizarlas, entonces las clasifico según el tiempo que requieren para su ejecución.

Hay actividades que puedo realizar en un par de horas, hay otras que no. Hay actividades que realizo solamente una vez, hay otras que debo realizar de forma  continua o cada cierto tiempo.

Teniendo esto en mente, pongo las cosas en perspectiva y puedo planificar mejor mi tiempo.

Para explicártelo mejor, te pongo un ejemplo:

  • Correr bicicleta: me hace sentir muy feliz y me ayuda a ser más productivo en mi trabajo. Es una actividad que debo realizar de forma continua, por lo que le dedico entre 90 y 150 minutos cada sesión, de 3 a 4 veces por semana, todas las semanas.
  • Curso de formación superior: Estoy haciendo un curso que me ayuda a profundizar el manejo del producto con el que estoy trabajando, por lo que me ayuda a producir más dinero. Es un curso que cuenta con 12 temas, cada uno con varias capítulos que pueden llegar a durar hasta una hora cada uno. ¿Puedo realizarlo en un día? No. Por lo tanto, me he programado para dedicarle entre tres y cuatro días cada semana, entre dos y tres horas cada sesión, hasta que termine el curso.

Cuando he llegado a este punto, ya tengo más o menos claro como voy a utilizar mi día, qué actividades voy a realizar y cuanto tiempo espero dedicarle a cada una de ellas.

No quiero decir con esto que tu día debe ser una lista inflexible de cosas que debes hacer, con minutos y segundos para cada una. No me refiero a algo tan rígido y estricto, pero sí necesariamente es algo que debemos tomar con bastante seriedad y verlo como un ejercicio de organización y planificación.


El tiempo debe administrarse con sentido común y utilizarlo en cosas que sean relevantes para nosotros.


El tiempo es un recurso muy valioso como para malgastarlo en cosas que no nos llevan a ningún sitio. Tal vez te estés preguntando: "¿Joel y que pasa si sencillamente necesito relajarme un poco y desconectarme del mundo para recargar baterías?"

Pues que en ese momento tienes un objetivo muy claro: “desconectarte del mundo”. Eso te va a ayudar a sentirte más feliz, por lo tanto, es una tarea que puedes considerar prioritaria y dedicarle el tiempo que consideres prudente.

Pero, ¿pasarías tu un par de horas, leyendo un periódico que no tenga ninguna noticia que sea de tu interés?, ¿O podrías sentarte toda una tarde enfrente del televisor y pasar de un canal a otros, sin detenerte a ver nada en particular?, ¿o podrías estar en la oficina, chateando con tus amigos en Facebook, cuando tienes pendiente preparar una oferta de servicios que tiene que entregarse esta tarde, antes de las 6?

¿Qué otra cosa crees tú que podrías hacer para llevar a cabo una gestión más efectiva de tu tiempo?



Créditos fotografía: lightkeeper / 123RF Stock Photo

Lecturas que te recomiendo:
Introducción al Curso Gratuito "Gestión del Tiempo"



lunes, 14 de octubre de 2013

¿Conoces las Nuevas Características de Hootsuite Para Compartir Contenido Fácilmente?

Al César lo que es del César, y esta semana me ha entusiasmado mucho el ver algunas novedades que ha incorporado una de mis herramientas favoritas para la gestión y programación de contenidos en redes sociales: Hootsuite.

Y han sido cambios cuyo único, y evidente objetivo, siempre según mi punto de vista, ha sido el de hacer la experiencia de compartir contenido de calidad mucho más sencilla  para el usuario, o sea, tú y yo.

Ahora, sencillamente al pulsar un botón, Hootsuite te ofrece la posibilidad de compartir contenido a través de cualquiera de tus redes sociales, desde cualquier sitio en la web. ¿Cuáles son estos cambios y cómo puedes utilizarlos?

Ahora puedes seleccionar el texto que quieres utilizar para compartir un artículo en particular.


Si bien es cierto esta no es una novedad como tal, pues tiene funcionando algún tiempo, ahora el cuadro de diálogo ha mejorado muchísimo con respecto al anterior, con un aspecto mucho más fresco y limpio que hace la experiencia más gratificante.


Funciona de una manera muy sencilla. Mientras estás leyendo ese artículo tan interesante que te gustaría compartir con tus amigos a través de las redes sociales:
  1. Selecciona la idea principal del texto, aquella que consideras aporta más valor o con la que te sientes más identificado, haz clic con el botón derecho de tu ratón y te aparece la opción que dice...
  2. "Compartir este artículo utilizando el texto seleccionado", haces nuevamente clic acá y pasas a la siguiente pantalla.

  3. Te aparece el texto que seleccionaste como cuerpo del mensaje que vas a compartir.
  4. Seleccionas la cuenta (o cuentas) en las cuales quieres publicar dicho mensaje.
  5. Seleccionas la fecha y hora en la cual quieres publicar el mensaje.
  6. Haces finalmente clic en "Publicar" o bien haces clic en "Auto-Publicar" y dejas que sea el propio programa el que escoja la mejor hora del día para publicar el mensaje.
Realmente simple y, lo más importante desde mi punto de vista, es la posibilidad de seleccionar dentro del artículo que quieres compartir, la idea que te parece que será más nutritiva y valiosa para tu audiencia.

Compartir vídeos directamente desde YouTube.



El segundo cambio que me pareció bien interesante fue el de incluir un botón para "Compartir a través de Hootsuite" directamente desde la pantalla de YouTube, justo cuando estás viendo el vídeo de tu elección. de esta manera, no hay distracciones posibles. Sigues fundamentalmente el mismo proceso que te describí arriba:

  1. Haces clic en el botón de "Compartir con Hootsuite"
  2. Seleccionas la cuenta (o cuentas) a través de las cuales quieres enviar el mensaje. Puedes también modificar el texto que quieres incluir en el cuerpo del mensaje.
  3. Finalmente haces clic en "Programar" para escoger la fecha y hora en la que quieres publicar el mensaje, o bien dejas que el "Auto-Programar" de Hootsuite lo haga por ti, y listo.

Descubrir las conversaciones que están ocurriendo en Twitter relacionadas con tu búsqueda en Google.


Y esta es una característica que anteriormente solo se podía realizar directamente desde tu panel de control en Hootsuite. Pues ahora, lo tienes mucho más sencillo. Te pongo este ejemplo para que lo veas de una manera mucho más clara y fluida:


  1. Para este ejemplo, hice una búsqueda utilizando la palabra "licuadora". Como ves en la pantalla, aparecen los resultados ofrecidos por Google para este término.
  2. Y justo al lado derecho de la pantalla, aparece una pestañita nueva que, al desplegarla, te ofrece los resultados de la búsqueda de la misma palabra, pero en Twitter.
  3. Dándote la oportunidad de añadir esa búsqueda en tu panel de control en Hootsuite.
  4. O directamente "Responder" o "Retwittear" los mensajes que otros están enviando, utilizando la palabra clave que motivó tu búsqueda.
De esta forma tan sencilla, puedes interactuar de manera inmediata con usuarios que están conversando acerca de términos específicos, que son de tu interés y que están relacionados con tu negocio.

Si te fijas bien, lo más importante de estos cambios, desde mi punto de vista, es que la herramienta se está acercando hacia nosotros, en lugar de nosotros tener que ir hacia ella, y eso me parece genial.

En palabras simples: ¡Simplicando la experiencia de uso del usuario!

¿Utilizas Hootsuite para gestionar tus redes sociales?¿Qué te parecen los nuevos cambios?



Artículo relacionado en este blog:








lunes, 7 de octubre de 2013

¿Puede un Comercial Estar Alguna Vez "Desocupado"?

¿Dormido en los laureles?
Hace algunos meses, conversando con un compañero que trabajaba como comercial de una empresa, justo cuando él estaba recién volviendo de sus vacaciones de verano, me comentó que los primeros días en la oficina se le hacían sumamente pesados porque “no tenía nada de trabajo, nada que hacer en la oficina”.

Obviamente la pregunta que le hice fue “¿Y por qué sientes que no tienes nada que hacer?”, a lo que me respondió “Es que mis clientes están todos aún de vacaciones”.

Y reflexionando acerca de su respuesta, me di cuenta de que mi compañero estaba cometiendo el error que cometen muchos representantes comerciales: dedicar la mayor parte de su tiempo a la gestión de una cartera de clientes activa, sobre todo, cuando de esta se consigue un buen volumen de negocios.

En la gestión de tu equipo comercial, o incluso si eres tú la persona encargada de llevar adelante el área comercial de tu empresa, debes siempre mantenerte concentrado en la que es tu tarea principal: conseguir clientes nuevos.

En pocas palabras, dos tareas: buscar y gestionar.


La situación ideal del representante comercial de cualquier PyME debe ser la de repartir su tiempo entre la realización de tres tareas:

  • Buscar clientes nuevos de forma contínua.
  • Asegurarse de que las solicitudes de todos sus clientes activos son atendidas de la mejor manera posible.
  • Desarrollar relaciones con los clientes activos.

De ellas, la más importante (y seguramente la razón por las que tu has contratado a un representante comercial) es la búsqueda de clientes nuevos. Es por eso que la puse de primera en la lista.

Sin embargo,  si tu empresa es pequeña o si eres de los que piensa que un comercial debe hacerse responsable de todas las actividades posteriores a la venta, como por ejemplo, cobrar a los clientes o gestionar el transporte de la mercancía, piénsatelo dos veces, porque estarás utilizando su tiempo para algo que no es la tarea fundamental de un representante comercial, y eso, a la larga, traerá sus consecuencias.

Y si eres comercial, y en algún momento te ves en la misma situación que mi compañero, recuerda cuál es tu tarea principal: buscar nuevos clientes para la empresa. Si “todos tus clientes están de vacaciones”, es entonces el mejor de los momentos que tienes para buscar clientes nuevos, porque nadie te estará llamando por teléfono o enviándote correos electrónicos.

Tu cartera de clientes debe crecer de manera contínua.


Es esta tarea la que verdaderamente tiene una importancia fundamental para el éxito comercial de una empresa. Si un comercial tiene tanto tiempo libre como para decir que “no tiene nada que hacer”, es entonces que no se está esforzando lo suficiente en conseguir nuevos clientes para la empresa.

Y este, desde mi punto de vista, es uno de los errores más graves que puede cometer cualquier persona que se dedique a las ventas o que tenga como responsabilidad gestionar un equipo de ventas: concentrarse en la gestión de la cartera de clientes activa o la que es potencialmente activa, y dejar de conseguir más clientes nuevos.

¿Por qué siempre debes buscar tener más clientes?


Seguramente tu respuesta sea “para ganar más dinero”, “para generar más ventas”, “para poder planear el crecimiento de la empresa” o “para que los accionistas estén felices”, y aún cuando son todas ciertas, hay una razón más profunda: una base de clientes cada vez más grande, le garantiza a tu empresa tener la fuerza suficiente como para no depender solamente de un cliente (o un pequeño grupo de clientes) en particular, y para poder vadear las situaciones imprevistas (caída de ventas, cierre de empresas, etc) de una forma menos dolorosa..


Una cartera de clientes sólida y creciente, le garantiza a tu empresa fortaleza ante los imprevistos del mercado.


¿Has escuchado alguna vez de empresas que han tenido que cerrar sus puertas sencillamente porque perdieron un cliente que representaba un porcentaje muy significativo de su facturación total? ¿o empresas que sencillamente perdieron una porción significativa de su participación en el mercado y no la pudieron renovar con rapidez?

Casos han habido muchos, y están documentados en Internet. Puedes buscarlos y seguramente aprenderás un montón, y reconocerás la importancia que tiene que tus vendedores (o incluso tu mismo, si te has hecho cargo del área comercial de tu propio negocio) se mantengan siempre en la búsqueda de clientes nuevos.
Si no encuentras nuevos clientes, es que no estás buscando lo suficiente.

Cada día se incorporan al mercado cientos, sino miles de consumidores nuevos, que pueden ser clientes potenciales para tu producto.

También he tenido la oportunidad de conversar con comerciales que dicen cosas como que “el mercado está completamente cubierto” o que “los clientes para su tipo de producto son un nicho muy exclusivo”, tratando con ello de justificar su propia apatía, o su propia incapacidad para descubrir oportunidades nuevas, para analizar su mercado desde diferentes puntos de vista o para experimentar en nichos alternativos.

Si yo tuviera que enumerar de una manera muy general las actividades de mis agentes comerciales, las resumiría en lo siguiente:

  • Gestionar todo lo relacionado con los clientes que están activamente comprando.
  • Fortalecer y profundizar en las relaciones con estos clientes activos.
  • Desarrollar relaciones con clientes potenciales.
  • Buscar continuamente clientes potenciales para la empresa.

No hay espacio para que un comercial se sienta desocupado en ningún momento: Si no está gestionando clientes, está buscando nuevos clientes.

Y si manejas un equipo de ventas el cual, real y honestamente, se encuentra lo suficientemente ocupado como para no poder dedicarle una mayor cantidad de tiempo a la búsqueda que nuevos clientes para tu empresa, ¡excelentes noticias!: Es entonces el momento de contratar más comerciales.


Si no tienes realmente tiempo para buscar clientes, busca entonces comerciales que lo hagan por ti.


Por encima de todas las cosas, en cualquier departamento comercial que se quiera considerar efectivo, deben realizarse las dos tareas: la búsqueda activa de clientes nuevos y la gestión efectiva de los clientes activos.

Fíjate en los adjetivos que utilizo: búsqueda “activa” es decir dinámica, comprometida, continua e interesada, y gestión “efectiva”, es decir, en la que no pierdas el tiempo en tonterías o simplemente quejándote por no tener tiempo suficiente.

Cada una de ellas, tanto la gestión de clientes activos, como la búsqueda de clientes nuevos, tiene su importancia dentro del proyecto de tu negocio sin embargo, al César lo que es del César, y en cualquier departamento comercial, sea de una o de cincuenta personas, el objetivo # 1 es conseguir nuevos clientes para la empresa.

¿Estás centrando tu atención en ello?



Foto crédito: citalliance / 123RF Stock Photo



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